Thực hiện “kiềng 3 chân” để không trễ hẹn với dân

Mỗi ngày tiếp nhận hàng trăm hồ sơ tư pháp, nhưng số lượng trễ hẹn hồ sơ tại Sở Tư pháp chỉ đếm trên đầu ngón tay. Ảnh: VGP/Phương Dy

Có lợi cho dân thì không ngại

Có mặt tại Phòng Lý lịch Tư pháp (LLTP, thuộc Sở Tư pháp TPHCM) vào giờ hành chính, chúng tôi ghi nhận không khí làm việc khẩn trương của các cán bộ, công chức tại đây.

Trao đổi với chúng tôi, ông Hồng Văn Hải, Trưởng phòng LLTP cho biết, cơ quan này vừa tuyển dụng hơn 30 nhân sự mới để chỉ phục vụ một thao tác chính là “nhập liệu”. “Sở dĩ ngành Tư pháp TP bổ sung thêm một lực lượng quy mô như vậy là nhằm cải thiện tình trạng hồ sơ trễ hẹn với dân, vốn là “điểm nghẽn” gây bức xúc lâu nay”, ông Hải nói.

Theo ông Hải, quy trình như trước đây là hồ sơ LLTP được Sở chuyển cho cơ quan Công an TP tiến hành xác minh, tra cứu. Nếu là ở thành phố thì không sao, nhưng nếu hồ sơ LLTP tại địa phương khác thì Công an TP sẽ thực hiện thêm khâu chuyển cho Công an cùng cấp tại địa phương đó. Sau đó, Công an TP chờ kết quả xác minh từ công an tỉnh/thành khác gửi về, mới có thể gửi lại kết quả cuối cùng cho cơ quan Tư pháp.

“Đây chính là điểm ách chính gây trễ hẹn hồ sơ với người dân. Như trước đây thì có thể nói là có đến 90% hồ sơ trễ hẹn so với quy định chỉ vì do thời gian xác minh ngành Tư pháp phải phụ thuộc vào các cơ quan khác”, ông Hải chia sẻ.

Cũng theo lãnh đạo Phòng LLTP, hiện nay có 4 nhóm đối tượng thường bị trễ hẹn hồ sơ, gồm: công dân Việt Nam đã ở nhiều tỉnh/thành khác, sau đó đến cư trú tại TPHCM; người nước ngoài đang cư trú tại thành phố; người từng đi bộ đội ở các đơn vị ở các tỉnh/thành khác; du học sinh ở nước ngoài. Trong đó, có nhiều trường hợp đến 45 ngày mới có kết quả. “Chúng tôi cho rằng, nếu chậm thế này thì cũng rất ái ngại với dân. Chẳng hạn như trường hợp người nước ngoài đến Việt Nam thì người ta phải có LLTP để mà có giấy phép lao động. Nhưng mà có trường hợp giải quyết kéo dài đến gần 2 tháng thì rất ảnh hưởng đến đầu tư của nước ngoài vào thành phố”, ông Hải chia sẻ tâm tư.

Xuất phát từ tình trạng nêu trên, từ cuối năm 2014 Sở Tư pháp TP đã mạnh dạn đặt vấn đề với trung ương, mà trực tiếp là Bộ Công an để bàn biện pháp tháo gỡ. “Chúng tôi có trao đổi thiết tha rằng, TPHCM, nơi có đến 55.000 hồ sơ hành chính (cả nước là 180.000 hồ sơ, thống kê 2013) thì nên chăng trung ương cho TPHCM cơ chế riêng để giải tỏa lượng hồ sơ tồn đọng, cũng như trễ hẹn với dân”, ông Hải nói.

Lãnh đạo Phòng LLTP cũng nhấn mạnh, vấn đề không phải là vượt cấp (không qua Công an TPHCM), mà Sở Tư pháp muốn làm việc với Bộ Công an đối với một số hồ sơ LLTP ở ngoài TPHCM để rút ngắn thời gian chờ đợi giải quyết TTHC cho người dân. Theo ông Hải, nếu “ách tắc” vì những lý do nêu trên rất phiền hà cho dân mà cơ quan công quyền thì cũng bị mất uy tín.

Từ nhận thức như vậy, cuối năm 2014, Sở Tư pháp đã được chấp thuận cơ chế phối hợp giải quyết, tức là thay vì chuyển cho Công an TPHCM thì Sở Tư pháp chuyển trực tiếp hồ sơ tư pháp ra ngoài Bộ Công an và Trung tâm LLTP quốc gia. Theo ông Hải, cách làm mới này của TPHCM được trung ương đánh giá cao, và gọi với biệt từ “kiềng ba chân”. Thực ra, nói khác đi quy trình mới là Sở Tư pháp chuyển hồ sơ cho Trung tâm LLTP quốc gia, sau đó cơ quan này chuyển về cho Bộ Công an xác minh và chuyển lại kết quả cho Sở Tư pháp TP.

Với mô hình “kiềng 3 chân” này, qua hơn 8 tháng triển khai thì kết quả đến một cách bất ngờ: hiện nay xác xuất hồ sơ trễ hẹn tại Sở Tư pháp TPHCM chỉ còn 1%. “Từ 90% xuống còn 1% hồ sơ (5 hồ sơ) trễ hẹn thì đây là một thành tích đáng nể và chúng tôi tự hào là một lần nữa phát huy sáng kiến trong cải cách TTHC”, ông Hải nhấn mạnh, đồng thời cho biết, số trễ hẹn cho đến thời điểm này thì cũng chủ yếu là các hồ sơ có vấn đề về lý lịch, chẳng hạn như có án tích ở các tỉnh/thành khác; hoặc hồ sơ của người từng bị cơ quan công an bắt về các hành vi vi phạm pháp luật nhưng chưa rõ kết quả xử lý nên C53 (Bộ Công an) phải xác minh thêm thời gian. “Số hồ sơ như vậy thì chúng tôi cho rằng là hồ sơ trễ do lý do khách quan, chứ không phải từ yếu tố con người”, ông Hải khẳng định.

Hiện nay, mô hình “kiềng 3 chân” giúp giải quyết hồ sơ LLTP cho đối tượng ở tỉnh/thành khác từ 20 ngày hoặc hơn trước đây giảm chỉ còn 7 - 10 ngày, trong đó thực tế hồ sơ tại Sở Tư pháp thì chỉ giải quyết mất 3 ngày, sau đó chuyển thẳng ra trung ương.

Cán bộ sẽ công khai xin lỗi dân nếu trễ hẹn

Giảm bớt tình trạng “ách” do thời gian chờ xác minh từ các cơ quan khác, lãnh đạo Sở Tư pháp cũng đặt vấn đề: Theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về trách nhiệm giải trình, công khai, minh bạch trước nhân dân, Sở Tư pháp sẽ thực hiệm nghiêm quy chế gửi thư xin lỗi người dân nếu để hồ sơ trễ hẹn.

Trao đổi với chúng tôi, bà Phan Thị Bình Thuận, Phó Giám đốc Sở Tư pháp TPHCM khẳng định: hiện nhu cầu của người dân cần giấy tờ hợp pháp để giải quyết công việc rất lớn. Là một đô thị lớn thì TPHCM rất cần phải cải cách và cũng có nhiều điều kiện để thực hiện cải cách.

Hiện Sở Tư pháp TP còn có 5 hồ sơ trễ hẹn trên tổng số hàng trăm hồ sơ tư pháp mà cơ quan này tiếp nhận mỗi ngày, giảm nhiều thời gian chờ nhận kết quả cho người dân. Tuy nhiên, dù bất cứ lý do nào thì khi trễ hẹn hồ sơ Sở cũng phải chủ động thực hiện xin lỗi người dân. “Khi hồ sơ trễ hẹn, chúng tôi thực hiện rất nghiêm túc việc công khai xin lỗi dân. Trong đó, cách thứ nhất là có thư xin lỗi, và cách thứ hai là nhắn tin thông báo hồ sơ trễ hẹn cho người dân. Chúng tôi thấy rằng cách gửi tin nhắn thông báo trễ hẹn cho người dân là vừa tiết kiệm được chi phí nhiều hơn và nhanh hơn so với là gửi văn bản qua đường bưu điện” bà Thuận cho hay.

Bà Thuận đánh giá, chủ trương của Thủ tướng yêu cầu người đứng đầu các Bộ Ban ngành, địa phương phải có thư xin lỗi khi trễ hẹn giải quyết hồ sơ cho dân là hoàn toàn đúng đắn, rất cần thiết, đặc biệt là trong bối cảnh Chính phủ đẩy mạnh cải cách TTHC.

“Đã đến lúc cần thay đổi tư duy về cơ chế xin - cho. Cách làm của Sở Tư pháp TPHCM là đang thực hiện trách nhiệm cung cấp thủ tục cho người dân của cơ quan công quyền để phục vụ cho công tác của chính quyền, chứ không hẳn là chỉ thuận lợi cho riêng người dân”, bà Thuận cho biết quan điểm và dẫn chứng: “Chẳng hạn khi người dân đến làm thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài thì đó không chỉ là giải quyết nguyện vọng của họ mà bản thân ngành Tư pháp qua thủ tục này cũng sẽ quản lý, nắm được tình hình người dân kết hôn với người nước ngoài trên địa bàn để từ đó có chính sách cho phù hợp”.

Để các thư xin lỗi người dân không bị rơi vào sáo rỗng, hình thức, Phó Giám đốc Sở Tư pháp TP nhấn mạnh: “Việc này phải bắt đầu từ thay đổi nhận thức của các Sở ngành, của ngay những cán bộ tiếp nhận, xử lý trực tiếp hồ sơ cho dân. Phải đặt lợi ích của người dân lên trên, tránh đi suy nghĩ tiêu cực của người dân về cơ quan quản lý nhà nước khi cung cấp TTHC”.

Phương Dy